Pandemia e Ensino Remoto (com Kanban)
Quando a pandemia de COVID-19 chegou ao Brasil no começo de 2020, as escolas dos meus filhos suspenderam as aulas e os professores passaram a enviar atividades aos alunos por uma plataforma digital. Eram sequências didáticas que intercalavam teoria e exercícios.
O então novo normal exigia que os meninos aprendessem habilidades novas: usar um PC; interagir com as atividades, professores e colegas na plataforma de estudos; aprender os conteúdos didáticos e fazer os exercícios sem supervisão de um professor; e lidar com uma quantidade de atividades grande. Tudo isso (fatores estressores) simultaneamente.
Ensinei Leonardo, meu caçula, a usar um quadro kanban (visualização do trabalho), que implementamos juntos, para organizar as atividades por data de envio (para definir um critério de prioridade claro) e por disciplina (para definir reserva de capacidade). Estabeleci uma regra de apenas uma atividade em andamento ao mesmo tempo (limite de WIP, ou melhor, WIP constante).
Os parênteses no parágrafo anterior foram restrições habilitadoras para que Leo estivesse sempre orientado e focado. São políticas de processo que apontam para uma maturidade bem razoável para um sistema de entrega operado por uma única pessoa.
Inicialmente Lucas, meu filho mais velho, não se animou a usar um quadro de atividades, mas após uma ou duas semanas, mostrei a ele como o quadro estava ajudando Leo, o que o fez aceitar que criássemos seu próprio kanban em outra parede e o alimentássemos com seu estoque de demandas (um esquilo cinza mais empurrado do que puxado, é verdade).
Com os quadros e políticas de processo estabelecidas, Leo e Lucas imediatamente se auto-organizaram em torno de seus trabalhos, obedecendo às políticas quase sempre. Às vezes escorregavam na prioridade focando em suas disciplinas favoritas por um tempo e deixando as outras para trás, mas o CONWIP = 1 nunca foi desrespeitado.
Para evitar grandes desvios, tínhamos alguns ciclos de feedback em conjunto:
- Uma cadência duas a três vezes por semana para avaliar se a priorização estava sendo seguida e se havia alguma atividade com perigo de perder a data de entrega, pois todas eram de data fixa (Kanban Meeting e Risk Review);
- E uma cadência mensal para pagamento de uma módica recompensa em dinheiro por cada lição entregue, desde que aprovada pelos professores (Service Delivery Review). Isso foi apenas uma empurrãozinho a mais para eles baixarem seus estoques de lições, uma motivação extrínseca, admito.
Nem sempre essas cadências de feedback eram tranquilas. Eu procurava ajudar meus filhos com seus desafios pedagógicos com paciência, mas também precisava colocar estressores para provocar ajustes de rota. Uma vez a recompensa mensal em dinheiro não foi a que Leo esperava, esse não foi um dia fácil para ele.
Nas primeiras semanas de autoestudo a taxa de entrada de atividades era maior do que a saída, mas em dois ou três meses o sistema de trabalho se tornou estável, graças ao ajuste na carga de demandas enviadas pela escola, ao próprio desenvolvimento dos meninos, e à fluência adquirida com a auto-organização. E alguns meses mais à frente seus sistemas até mesmo passavam por momentos em que já não havia mais estoque e as novas atividades eram entregues em muito menos tempo. Frequentemente havia um ou dois dias de folga no meio da semana (starvation no fluxo).
Assim, o ano de 2020 terminou sem sustos, com professores elogiando o desempenho das crianças.
No ano letivo de 2021, Lucas e Leo já estavam tão acostumados com a auto-organização, que não precisaram mais usar um quadro kanban. Apenas a listagem de atividades na plataforma da escola já era visualização suficiente para garantir a fluidez das entregas. As aulas remotas que começaram timidamente no ano anterior se intensificaram nesse, especialmente para Lucas, que teve uma boa redução na quantidade de atividades. Com a fluência no processo de entrega das sequências didáticas, nossos ciclos de feedback passaram a ser bem mais espaçados e aquela recompensa em dinheiro também foi abandonada.
Agora neste começo de 2022, com a vacinação infantil em estágio avançado e consequente volta às aulas presenciais, parece que o “novo normal” ficou para trás. A rotina dos meus rapazes é chegar em casa da escola, tomar banho, almoçar, fazer a lição de casa e curtir a infância no restante do dia. Aquele processo não se faz mais necessário neste momento; ele seria um peso se mantido.
Mas não houve perda, apenas um ajuste:
O compromisso não é com as práticas, e sim com a adaptação às mudanças no ambiente. Evolução.
Deixo uma provocação final a você, leitor:
- Se você é um gestor ou agente de mudanças do trabalho do conhecimento e ainda não teve contato com o significado das expressões em um ou mais parênteses acima;
Ou
- Se lhe causou estranheza a ausência neste texto de expressões como agilidade, transformação, sprint, Scrum, ou mindset;
Eu fraternalmente recomendo que você estude o Método Kanban. Você vai aprender que ele é muito mais do que um quadro ou um conjunto de práticas, ele é um método de gestão de mudanças evolucionário que vai aumentar muito sua capacidade de provocar e liderar melhorias em seu ambiente, sem receitas prontas.
Para saber mais
Links úteis para conhecer mais sobre o Método Kanban direto da fonte:
Guia do Kanban em português:
https://resources.kanban.university/kanban-guide/
Modelo de Maturidade do Kanban com materiais para download grátis em português:
